Was möchten Sie erledigen?

5–10 MinutenBedienpersonal, BetriebsleitungAnleitung öffnen

Kassenplatz vor Betriebsbeginn prüfen

Vor dem ersten Verkauf werden Software, Belegdruck, Zahlungen, Netzwerk und RKSV-Status kontrolliert. Die Prüfung verhindert, dass Fehler erst während des Kundenbetriebs sichtbar werden.

je VerkaufBedienpersonalAnleitung öffnen

Verkauf und Zahlarten korrekt abschließen

Artikel, Mengen, Preise, Rabatte und Zahlarten werden vor dem Abschluss kontrolliert. Der Beleg muss den tatsächlichen Geschäftsvorgang wiedergeben.

5–15 MinutenBedienpersonal, BetriebsleitungAnleitung öffnen

Storno, Retoure und Rechnungskorrektur unterscheiden

Eine noch offene Position, ein bereits abgeschlossener Beleg und eine Warenrückgabe benötigen unterschiedliche Korrekturwege. Der ursprüngliche Vorgang bleibt nachvollziehbar.

2–5 MinutenBedienpersonal, BetriebsleitungAnleitung öffnen

Bargeldeinlage und Bargeldentnahme dokumentieren

Bargeldbewegungen ohne Verkauf werden über die dafür vorgesehene Funktion erfasst. Dadurch bleiben Kassenbestand und Tagesabschluss nachvollziehbar.

10–20 MinutenBetriebsleitung, Bedienpersonal mit AbschlussrechtAnleitung öffnen

Tagesabschluss erstellen und kontrollieren

Der Tagesabschluss fasst Verkäufe, Zahlarten, Bargeldbewegungen und Korrekturen zusammen. Vor dem endgültigen Abschluss werden offene Vorgänge und Differenzen geklärt.

Administration

Stammdaten & Einstellungen

Benutzer, Rollen, Artikel, Preise, Steuern und Grundeinstellungen pflegen.

2 Anleitungen

Stammdaten & Einstellungen

Benutzer, Rollen und Berechtigungen verwalten

Jede Person verwendet ein eigenes Konto. Rollen begrenzen Korrekturen, Preisänderungen, Berichte und Systemeinstellungen auf den notwendigen Umfang.

15–30 MinutenAdministrator, BetriebsleitungAnleitung öffnen

Stammdaten & Einstellungen

Artikel, Preise, Steuersätze und Barcodes pflegen

Artikelstammdaten müssen eindeutig, nachvollziehbar und zwischen Kasse, Shop und Warenwirtschaft abgestimmt sein.

je ÄnderungAdministrator, BetriebsleitungAnleitung öffnen

Hardware

Geräte anschließen

Bondrucker, Scanner, Kassenlade und weitere Geräte prüfen und einrichten.

1 Anleitung

Geräte anschließen

Bondrucker, Scanner und Kassenlade testen

Peripheriegeräte werden einzeln und anschließend im vollständigen Kassenablauf getestet. Modell, Schnittstelle, Treiber und Softwareunterstützung müssen zusammenpassen.

15–30 MinutenAdministrator, SupportAnleitung öffnen

RKSV

RKSV & FinanzOnline

Startbeleg, Jahresbeleg, Signaturkarte und gesetzliche Prüfschritte verständlich erklärt.

7 Anleitungen

30–90 MinutenBetriebsleitung, Administrator, SteuerberatungAnleitung öffnen

Startbeleg vorbereiten, erzeugen und prüfen

Die Inbetriebnahme folgt einer festen Reihenfolge: Sicherheitseinrichtung registrieren, Registrierkasse registrieren, Startbeleg erzeugen und dessen Prüfstatus dokumentieren.

20–60 MinutenBetriebsleitung, Administrator, SteuerberatungAnleitung öffnen

Jahresbeleg prüfen und archivieren

Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Er ist zum Jahresende zu erzeugen und spätestens bis 15. Februar des Folgejahres zu prüfen.

20–45 MinutenUnternehmensleitung, Administrator, Steuerberatung, KassenbetreuungAnleitung öffnen

Signaturkarte in FinanzOnline registrieren

Die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit wird in FinanzOnline anhand von Art, Vertrauensdiensteanbieter und Zertifikatsseriennummer dem Unternehmen zugeordnet.

20–45 Minuten je KasseUnternehmensleitung, Administrator, Steuerberatung, KassenbetreuungAnleitung öffnen

Registrierkasse in FinanzOnline registrieren

Nach Registrierung der Sicherheitseinrichtung wird jede Registrierkasse mit eindeutiger Kassen-ID und AES-256-Benutzerschlüssel angelegt.

10–20 Minuten je KasseBetriebsleitung, Kassenverantwortliche, SteuerberatungAnleitung öffnen

Monatsbeleg erzeugen und geordnet aufbewahren

Am Ende jedes Kalendermonats wird für jede verwendete Registrierkasse ein signierter Nullbeleg als Monatsbeleg erzeugt. Der Dezemberbeleg ist zugleich Jahresbeleg.

20–60 MinutenBetriebsleitung, Administrator, KassenbetreuungAnleitung öffnen

Ausfall von Kasse oder Sicherheitseinrichtung melden

Dauert ein Ausfall länger als 48 Stunden, ist er ohne unnötigen Aufschub zu melden; nach aktueller BMF-Praxis soll die Meldung in der Regel längstens binnen einer Woche erfolgen. Beginn, Ende und Ersatzablauf werden dokumentiert.

45–120 MinutenUnternehmensleitung, Administrator, Steuerberatung, KassenbetreuungAnleitung öffnen

Kasse oder Signaturkarte endgültig außer Betrieb nehmen

Vor einer endgültigen Außerbetriebnahme werden Schlussbeleg, DEP, Backups, Statusmeldungen und Übergabe vollständig abgeschlossen.

Datensicherung

Sichern & Wiederherstellen

Backups kontrollieren, Daten exportieren und im Notfall sicher wiederherstellen.

2 Anleitungen

Sichern & Wiederherstellen

DEP-Export und vollständiges Backup unterscheiden

Der gesetzlich vorgeschriebene DEP-Export und ein technisches Vollbackup erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die RKSV verlangt die unveränderbare externe DEP-Sicherung zumindest vierteljährlich.

30–60 MinutenAdministrator, Betriebsleitung, SteuerberatungAnleitung öffnen

Sichern & Wiederherstellen

DEP-Sicherung: gesetzlichen Mindestzyklus erfüllen

Die RKSV verlangt eine unveränderbare externe Sicherung des Datenerfassungsprotokolls zumindest vierteljährlich. Diese Pflicht ist von laufenden Systembackups zu trennen.

30–60 Minuten je SicherungslaufUnternehmensleitung, Administrator, Kassenbetreuung, SteuerberatungAnleitung öffnen

Bestand und Inventur

Lager & Inventur

Bestände prüfen, Inventuren vorbereiten und Abweichungen nachvollziehbar dokumentieren.

1 Anleitung

Lager & Inventur

Inventur vorbereiten, zählen und Differenzen freigeben

Inventur wird als kontrollierter Ablauf mit Stichtag, Zählbereichen, Rollen, Sperren, Differenzprüfung und Freigabe organisiert.

projektabhängigBetriebsleitung, Lager, AdministratorAnleitung öffnen

Schnittstellen

Daten austauschen

Kasse, Webshop, Buchhaltung und weitere Systeme sauber miteinander verbinden.

1 Anleitung

Daten austauschen

WooCommerce-Bestand mit Kasse oder Warenwirtschaft abstimmen

Vor einer Synchronisation wird festgelegt, welches System den führenden Bestand hält, welche Schlüssel verwendet werden und wie Fehler behandelt werden.

ProjektAdministrator, BetriebsleitungAnleitung öffnen

Schnittstellen & Rollen

Zusammenarbeit & Zuständigkeiten

Wer macht was? Abläufe zwischen Unternehmen, Steuerberatung und Technik klar trennen.

4 Anleitungen

30–60 MinutenBetriebsleitung, Steuerberatung, Kassenhersteller, EasyKassa-SupportAnleitung öffnen

Rollen und Zuständigkeiten vor der Inbetriebnahme festlegen

Vor der Inbetriebnahme wird schriftlich festgelegt, wer Unternehmensdaten liefert, die Kasse einrichtet, FinanzOnline-Vorgänge ausführt, Belege prüft und Unterlagen archiviert.

30–90 MinutenBetriebsleitung, Administrator, Kassenhersteller, SteuerberatungAnleitung öffnen

Änderungsauftrag für Kasse oder Schnittstelle prüfen und freigeben

Änderungen an Steuersätzen, Exporten, Zahlarten, Beleglayout oder Schnittstellen werden vor der Umsetzung hinsichtlich Auswirkung, Test, Rückfallplan und Freigabe bewertet.

15–45 MinutenBedienpersonal, Betriebsleitung, Kassenhersteller, SteuerberatungAnleitung öffnen

Supportfall zwischen Betrieb, Hersteller und Steuerberatung koordinieren

Bei Fehlern wird zuerst das betroffene System eingegrenzt. Danach erhält nur die fachlich oder technisch zuständige Stelle die für sie notwendigen Informationen.

ProjektBetriebsleitung, Administrator, Kassenhersteller, SteuerberatungAnleitung öffnen

Systemwechsel und Datenmigration gemeinsam übergeben

Ein Kassen- oder Betreiberwechsel wird als gemeinsamer Übergabeprozess geplant: Altbestand sichern, neue Zuordnungen prüfen, Exporte testen und Verantwortlichkeiten dokumentieren.

Steuerberatung

Für Steuerberatung & Buchhaltung

Belege, DEP, Exporte und Prüfunterlagen geordnet für die Weiterverarbeitung bereitstellen.

4 Anleitungen

30–60 MinutenBetriebsleitung, Buchhaltung, Steuerberatung, AdministratorAnleitung öffnen

Unternehmens- und Kassendaten mit der Steuerberatung abstimmen

Vor Registrierung und laufender Datenübergabe werden Unternehmensdaten, Kassenstandorte, Steuersätze, Zahlarten, Exportweg und Ansprechpartner abgeglichen.

15–45 MinutenBetriebsleitung, Buchhaltung, SteuerberatungAnleitung öffnen

Monats- und Jahresbelege an die Steuerberatung übergeben

Monats- und Jahresbelege werden eindeutig benannt, auf Lesbarkeit und Zeitraum geprüft und zusammen mit dem Prüf- oder Archivierungsstatus übergeben.

30–90 MinutenBuchhaltung, Steuerberatung, AdministratorAnleitung öffnen

DEP- und Buchhaltungsdaten kontrolliert übergeben

DEP und Buchhaltungsexport sind unterschiedliche Datenbestände. Beide werden mit Zeitraum, Kassenbezug, Format, Prüfsumme und Übergabeprotokoll bereitgestellt.