Anleitung · Schnittstellen & Rollen
Rollen und Zuständigkeiten vor der Inbetriebnahme festlegen
Vor der Inbetriebnahme wird schriftlich festgelegt, wer Unternehmensdaten liefert, die Kasse einrichtet, FinanzOnline-Vorgänge ausführt, Belege prüft und Unterlagen archiviert.
Kurz erklärt
Das Wichtigste dieser Seite auf einen Blick.
Damit auch Einsteiger rasch verstehen, worum es geht, werden Thema, Nutzen und nächste Schritte in einfacher Sprache zusammengefasst.
Worum geht es?
Was ist wichtig?
Wie geht es weiter?
Fachbegriffe kurz erklärt
- FinanzOnline
- Das Online-Portal der österreichischen Finanzverwaltung.
- Startbeleg
- Der erste Prüfbeleg einer neu eingerichteten oder wieder in Betrieb genommenen Kasse.
Vor dem Start
- Benannte Ansprechpersonen aller Beteiligten
- Unternehmens- und Standortdaten
- Geplantes Kassensystem und Softwareversion
- Festgelegter FinanzOnline-Verfahrensweg
- Termin für Inbetriebnahme und Abnahme
Schritt für Schritt
Beteiligte Stellen und deren erreichbare Ansprechpersonen erfassen.
Aufgaben in die Bereiche Unternehmen, Steuerberatung, Kassenhersteller und technischer Support gliedern.
Für jede Aufgabe eine ausführende und eine freigebende Stelle festlegen.
Zugänge, Vollmachten und technische Benutzer getrennt dokumentieren.
Fristen für Registrierung, Startbeleg, Prüfung, Übergabe und Archivierung eintragen.
Festlegen, welche Unterlagen öffentlich, intern oder vertraulich behandelt werden.
Offene Punkte mit verantwortlicher Stelle und Zieltermin erfassen.
Zuständigkeitsmatrix von den Beteiligten bestätigen lassen.
Ergebnis prüfen
- Jede Aufgabe besitzt eine ausführende und freigebende Stelle
- Zugänge und Vollmachten sind eindeutig abgegrenzt
- Fristen und offene Punkte sind dokumentiert
Typische Fehlerbilder
- Mehrere Stellen fühlen sich zuständig: eine federführende Stelle benennen.
- Technischer Benutzer wird mit persönlichem FinanzOnline-Zugang verwechselt: Zugangsarten trennen.
- Mündliche Zusage ohne Nachweis: Zuständigkeitsmatrix schriftlich freigeben.