Anleitung · Datensicherung
DEP-Export und vollständiges Backup unterscheiden
Der gesetzlich vorgeschriebene DEP-Export und ein technisches Vollbackup erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die RKSV verlangt die unveränderbare externe DEP-Sicherung zumindest vierteljährlich.
Kurz erklärt
Daten für Steuerberatung und Buchhaltung einfach einordnen.
Hier wird gezeigt, welche Daten gebraucht werden, wie Exporte vorbereitet werden und wie die Übergabe sauber funktioniert.
Welche Daten werden gebraucht?
Wie sieht eine saubere Übergabe aus?
Welche Fehler lassen sich vermeiden?
Fachbegriffe kurz erklärt
- RKSV
- Österreichische Regeln für manipulationssichere Registrierkassen.
- DEP
- Das Datenerfassungsprotokoll speichert die gesetzlich relevanten Kassendaten.
Vor dem Start
- Liste aller Registrierkassen und Kassen-IDs
- Zugriff auf den DEP-Export im vorgeschriebenen Format
- Externes elektronisches Medium oder technisch gleichwertige getrennte Ablage
- Definierte Verantwortlichkeit, Kalender und Prüfprotokoll
- Zusätzliches Systembackup-Konzept für Datenbank, Konfiguration und Softwarestand
Schritt für Schritt
Für jede Registrierkasse den vollständigen DEP-Export im vorgesehenen Exportformat erzeugen.
Exportdatei auf Zeitraum, Kassen-ID, Dateigröße und Lesbarkeit prüfen.
Datei zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar sichern.
Sicherung mit Datum, Kassen-ID, Dateiname, Prüfsumme, Medium und verantwortlicher Person protokollieren.
DEP-Sicherungen grundsätzlich sieben Jahre aufbewahren; längere Fristen bei anhängigen Verfahren berücksichtigen.
Unabhängig davon laufende Systembackups für Datenbank, Konfiguration, Belegbilder und Betriebssystem durchführen.
Wiederherstellung in regelmäßigen Abständen testweise prüfen.
Ergebnis prüfen
- Vierteljährliche DEP-Mindestsicherung ist je Kasse nachweisbar
- Datei ist extern, unveränderbar und dem Zeitraum eindeutig zugeordnet
- Technisches Backup und DEP-Export sind organisatorisch getrennt
Typische Fehlerbilder
- Nur eine Kopie am Kassen-PC: keine externe Sicherung.
- Nur Datenbankbackup vorhanden: gesetzlicher DEP-Export fehlt.
- Datei wurde nie testweise geöffnet oder geprüft: Sicherung ist nicht belastbar.
Quellenbasis
Weiterführende Quellen und Grundlagen
Die angegebenen Rechts-, Hersteller- und Arbeitsquellen bilden die Grundlage der Anleitung. Konkrete Modell-, Versions- und Rechtsstände sind vor der produktiven Verwendung erneut zu prüfen.